Számomra (és talán nem vagyok ezzel egyedül) az idő kérdése volt mindig is a legnagyobb kihívás. Hogyan osszam be? Hogyan tudok többet "csinálni" belőle? Mitől tudok sokkal hatékonyabb lenni? 

Persze mondanom se kell, hogy sokáig nem találtam a választ. Pusztán azért, mert mindig a külvilágban kerestem és nem saját magamban. Végül rá kellett jönnöm, hogy a kulcs én magam vagyok. Bármilyen technikát is olvasok, tanulok, bármennyi információt gyűjtök, attól még nem tudom hatékonyabban menedzselni az időmet. 

Aztán arra is rájöttem, hogy az idővel nem nagyon tudok mit kezdeni. Nem az időbeosztással volt a gondom, hanem a feladatok megfelelő elvégzésével, beosztásával. 

Most megosztok veletek 3 apró dolgot, amikkel sikerült nagyobb változást elérnem.

1. Feladatlista

Minden héten írok vasárnap este legkésőbb egy következő hétre szóló feladatlistát. A legeredményesebb akkor vagyok, ha ezt már péntek délután megteszem a következő 2 hétre. Elsősorban projektekben gondolkodom, s az ezekhez kapcsolódó időrendbe állított feladatokban. 

A feladatlista nem csak a munkahelyi dolgaimat tartalmazza, hanem a magán ügyeimet, feladataimat is. 

Amikor kész vagyok a listával, akkor felvezetem a naptáramba a megfelelő naphoz, amikor elvégzem az adott feladatot. (Arra figyelj, hogy minden találkozód, tárgyalásod, eseményed legyen felvezetve a naptárba, mert segít abban, hogy mennyi feladat fér be egy napra). Ha elvégeztem, akkor pipa, ha nem, akkor már át is mozgatom a megfelelő helyre. Régen sok feladatot tologattam így, egészen addig, amíg már annyi tologatott feladatom volt, hogy azt se tudtam hol vagyok. Annak érdekében, hogy ez ne forduljon elő Veled is, ne nagyon halogass, s mielőtt belevágsz ennek a pontnak a megvalósításába, végezd el a 2. pont gyakorlatát.

2. Mentális nagytakarítás

Sokat segített és segít most nekem ez a gyakorlat abban, hogy rendet tegyek a fejemben időnként eluralkodó káoszban. Amikor úgy érzem, hogy kezdenek csapkodni a fejem felett a hullámok, akkor leülök kedvenc kockás jegyzettömbömmel, s kiírok minden olyan feladatot, ami a fejemben van, amit tologatok, s így egyben látom a függőben lévő dolgaimat. Ha ez megvan, akkor sokkal könnyebb a fejem, s jöhet az 1. pontban leírt gyakorlat, vagyis beosztom a következő 1-2 hétre, amikor meg is csinálom.

A tanácsom tehát, hogy fogj egy üres lapot (nekem először 7 db kellett, ma már elég egy :-)), teremts magad körül egy kis nyugalmat, s vedd elő a naptárad, a jegyzetfüzeted, a cetlijeidet, s írj össze egybe minden olyan dolgot, ami jelenleg nincs elvégezve, függőben van, tolod magad előtt: munkahelyi feladatok, levelek, amiket meg kell írnod, telefonok, befizetendő számlák, hivatalos ügyek, orvosi vizsgálatok stb. Ha ez kész, akkor fogd a naptárad, s mindent vezess fel ahhoz a naphoz, amikor elvégzed.

3. Reálisan és a nemet mondás

Gyakran beleestem abba a hibába, hogy ezer feladatot beterveztem egy napra, s a végén azt láttam, hogy nem hogy csökkent volna a nap végére a feladatlistám, hanem nőtt, mert közben még mindenre igent is mondtam.

Végül két hasznos dologra is rájöttem: 1. csak reálisan szabad tervezni, 2. időnként igenis nemet kell mondanunk.

Tehát, amikor jön egy feladat, akkor felmérem, hogy mennyi időt fog igénybe venni, s ennek megfelelően tervezem be. Ha tudom, hogy adott napon egész nap úton vagyok, akkor oda nem tervezek be 2-3 órát igénybe vevő feladatot, mert úgyse fogom megcsinálni.

A másik fontos felismerés, hogy egy napot se szabad minden percre beosztani, mert úgy is jönnek ad hoc jellegű, váratlan feladatok. Tehát napom 60-70%-át töltöm fel, s a többi időben jöhetnek a váratlan dolgok. Ha mégse jön semmi, akkor előrébb hozok feladatokat, s azokat csinálom meg. 

Ha úgy érzed, hogy segítségre van szükséged akkor ne habozz, jelentkezz az Életkerék egyensúlya tréningemre, ahol segítek rendet tenni a káoszban :-)